Privātuma politika
Doctile · doctile.lv un doctile.eu · Apstiprināti un spēkā no 2026. gada 5. jūnija
Šīs Privātuma politikas mērķis ir sniegt fiziskām personām (turpmāk – personas) informāciju par to, kā SIA "Doctile", reģistrācijas Nr. 40203744576, juridiskā adrese Sietnieku iela 3–1, Mārupe, Mārupes novads, LV-2167, Latvija (turpmāk — "Doctile", "Mēs") kā personas datu pārzinis Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 Par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – GDPR) izpratnē, vāc, izmanto, glabā un aizsargā personas datus, kad Jūs lietojat tīmekļa vietnes doctile.lv un doctile.eu un Doctile pakalpojumus (turpmāk — "Pakalpojums").
1. Pārzinis un kontaktinformācija
Datu pārzinis: SIA "Doctile", reģistrācijas Nr. 40203744576, juridiskā adrese: Sietnieku iela 3–1, Mārupe, Mārupes novads, LV-2167, Latvija.
Kontaktinformācija privātuma jautājumos: privacy@doctile.eu
Vispārējā saziņa: info@doctile.eu
Doctile nav iecēlis datu aizsardzības speciālistu (DPO), jo Doctile veiktās datu apstrādes mērogs un raksturs neatbilst GDPR 37.panta kritērijiem. Visus jautājumus par personas datu apstrādi var nosūtīt uz augstāk norādīto e-pastu: privacy@doctile.eu.
2. Kādus personas datus mēs apstrādājam
Atkarībā no Jūsu sadarbības ar Doctile, mēs apstrādājam šādas personas datu kategorijas:
2.1. Konta dati
- Vārds, uzvārds
- E-pasta adrese
- Parole (glabāta heša formā, bcrypt vai līdzīgs algoritms)
- Telefona numurs (ja brīvprātīgi norādīts)
- Uzņēmuma nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese (biznesa klientiem)
2.2. Maksājumu dati
- Norēķinu adrese un citi rekvizīti
- Maksājumu vēsture (rēķini, kvītis, maksājumu metodes pēdējie 4 cipari)
Pilnus maksājumu kartes datus Mēs neuzglabājam — maksājumus apstrādā Stripe Payments Europe Ltd. (PCI DSS Level 1 sertificēts apstrādātājs) saskaņā ar tā spēkā esošo privātuma politiku.
2.3. Dokumentu un satura dati
- Klientu un piegādātāju dati no rēķiniem, kvītīm, līgumiem (vārdi, adreses, reģistrācijas numuri, bankas konti, maksājumu summas)
- OCR atpazītais teksts un metadatu lauki (datums, summa, PVN, kontējuma kods)
- Augšupielādētie faili (PDF, JPG, PNG, XML PEPPOL BIS)
2.4. Tehniskie dati
- IP adrese (anonimizēta saglabāšanai)
- Pārlūka tips, valoda, ekrāna izšķirtspēja
- Apmeklētās lapas, mijiedarbība ar Pakalpojumu, kļūdu žurnāli
- Sīkfailu un līdzīgu tehnoloģiju radītie identifikatori (skatīt Doctile Sīkfailu politiku)
2.5. Saziņas dati
- Atbalsta pieprasījumu saturs (e-pasti, čata sarakste)
- Aptauju un atsauksmju saturs
3. Apstrādes mērķi un juridiskais pamats
Mēs apstrādājam personas datus tikai GDPR ietvaros un pamatojoties uz tajā iekļautajām tiesību normām:
| Mērķis | Datu kategorija | Juridiskais pamats (GDPR) |
|---|---|---|
| Konta izveide un Pakalpojuma sniegšana | Konta dati, dokumentu dati | Līguma izpilde (6.panta pirmās daļas b) apakšpunkts) |
| Rēķinu izrakstīšana un maksājumu apstrāde | Maksājumu dati | Līguma izpilde + juridisks pienākums (6.panta pirmās daļas b) un c) apakšpunkts) |
| OCR un dokumentu apstrāde caur AI (Google Cloud Vertex AI, EU reģions) | Dokumentu saturs | Līguma izpilde (6.panta pirmās daļas b) apakšpunkts) |
| Grāmatvedības un nodokļu uzskaite | Maksājumu dati, klientu rekvizīti | Juridisks pienākums (6.panta pirmās daļas c) apakšpunkts; Likums "Par grāmatvedību") |
| Pakalpojuma tehniskais nodrošinājums un drošība | Tehniskie dati, žurnāli | Leģitīmas intereses (6.panta pirmās daļas f) apakšpunkts) |
| Klientu atbalsts | Saziņas dati | Līguma izpilde + leģitīmas intereses (6.panta pirmās daļas b) un f) apakšpunkts) |
| Tiešais mārketings (jaunumi e-pastā) | E-pasta adrese, lietošanas dati | Piekrišana (6.panta pirmās daļas a) apakšpunkts) — atsaucama jebkurā brīdī |
| Mājaslapas analītika un mārketinga sīkfaili (Google Analytics, Microsoft Clarity, Meta Pixel) | Tehniskie dati, sīkfaili | Piekrišana (6.panta pirmās daļas a) apakšpunkts) |
| Tiesiskie strīdi, prasību izvirzīšana un aizsardzība | Visas iepriekš minētās kategorijas | Leģitīmas intereses (6.panta pirmās daļas f) apakšpunkts) |
Lai nodrošinātu personu tiesiskās intereses, Mēs vienmēr veicam pārbaudi, lai pārliecinātos, ka Mūsu intereses neaizskar datu subjekta tiesības un brīvības. Šādu novērtējumu (LIA) Jūs varat pieprasīt rakstiski.
4. Datu glabāšanas termiņi
Personas datus glabājam tikai tik ilgi, cik nepieciešams datu apstrādes mērķim vai ciktāl to paredz tiesību akti:
- Konta dati — aktīva līguma laikā un 30 (trīsdesmit) dienas pēc konta dzēšanas (lai būtu iespēja atjaunot kontu).
- Grāmatvedības dokumenti (rēķini, čeki, līgumi) — 5 (pieci) gadi saskaņā ar likuma "Par grāmatvedību", 28.pantu.
- Maksājumu vēsture — 5 (pieci) gadi.
- Atbalsta sarakste — 2 (divi) gadi pēc pēdējās sadarbības.
- Mārketinga piekrišana un saraksti — līdz piekrišanas atsaukšanai vai 3 (trim) gadiem pēc pēdējās sadarbības.
- Tehniskie žurnāli — 12 (divpadsmit) mēneši (drošības incidentu izmeklēšanai).
- Sīkfaili — skatīt Sīkfailu politiku.
5. Datu saņēmēji un apstrādātāji
Personas datus var saņemt šādas trešās personas, ar kurām esam noslēguši datu apstrādes līgumus (DPA) saskaņā ar GDPR 28.pantu:
| Apstrādātājs | Pakalpojums | Atrašanās vieta / drošības pasākumi |
|---|---|---|
| Google Cloud Platform (Vertex AI) | Dokumentu OCR un AI apstrāde (Gemini modelis) | ES reģions (europe-west). DPA noslēgts. Dati netiek izmantoti modeļu apmācībā. |
| Amazon Web Services (AWS) vai Hetzner Cloud | Mākoņa infrastruktūra, datu glabāšana | ES reģions (Frankfurte / Stokholma). DPA noslēgts. |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Maksājumu apstrāde | ES (Īrija). PCI DSS Level 1. DPA noslēgts. |
| SendGrid / Postmark | Transakciju e-pastu sūtīšana | ES reģions, ja pieejams. DPA noslēgts. |
| Intercom / Crisp / cits klientu atbalsta rīks | Atbalsta čats un tiketi | ES reģions. DPA noslēgts. |
| Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4) | Mājaslapas analītika (anonimizēta) | ES kontaktpunkts. IP anonimizācija ieslēgta. Tikai ar lietotāja piekrišanu. |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Clarity) | Mājaslapas lietojuma analītika un sesiju ieraksti (teksts maskēts) | ES kontaktpunkts. Tikai ar lietotāja piekrišanu. |
| Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel) | Mārketinga atribūcija un remārketings | ES kontaktpunkts. Tikai ar lietotāja piekrišanu. |
| Grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs | Doctile pašu grāmatvedība | Latvija. Konfidencialitātes līgums noslēgts. |
| Juridiskie un audita konsultanti | Tiesiskā un audita atbalsta sniegšana | Latvija / ES. Profesionālā konfidencialitāte. |
Mēs nepārdodam un nenodrošinām personas datus trešajām personām mārketinga vai citos komerciālos nolūkos bez Jūsu skaidri izteiktas piekrišanas.
6. Datu pārsūtīšana ārpus ES/EEZ
Doctile pamatdarbība un personas datu glabāšana notiek Eiropas Savienības teritorijā. Atsevišķos gadījumos daži pakalpojumu sniedzēji (piemēram, Google Analytics, Microsoft Clarity, Meta Pixel) var apstrādāt tehniskos datus arī ārpus ES/EEZ, tostarp drošās jurisdikcijās.
Visos šādos datu pārsūtīšanas gadījumos tiek izmantoti GDPR 46.pantā noteiktie atbilstoši aizsardzības mehānismi — Standarta līgumiskie noteikumi (SCCs), kā arī papildu tehniski un organizatoriski pasākumi (datu šifrēšana, IP anonimizācija, pseidonimizācija). Jūs varat pieprasīt kopiju no piemērotajiem mehānismiem, rakstot uz privacy@doctile.eu.
7. Jūsu tiesības (GDPR III nodaļa)
Jums kā personas datu subjektam ir šādas tiesības:
- Tiesības piekļūt saviem datiem (15.pants) — saņemt apstiprinājumu un kopiju.
- Tiesības labot (16.pants) — pieprasīt neprecīzu datu labošanu.
- Tiesības uz dzēšanu / "tikt aizmirstam" (17.pants) — ja datu apstrāde vairs nav nepieciešama.
- Tiesības ierobežot apstrādi (18.pants) — apturēt datu apstrādi noteiktos gadījumos.
- Tiesības uz datu pārnesamību (20.pants) — saņemt savus datus strukturētā, mašīnlasāmā formātā.
- Tiesības iebilst pret datu apstrādi (21.pants) — īpaši tiešā mārketinga un leģitīmu interešu gadījumā.
- Tiesības atsaukt savu piekrišanu (7.panta trešā daļa) — jebkurā brīdī, bez ietekmes uz iepriekš veiktu apstrādi.
- Tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei — Datu valsts inspekcija (www.dvi.gov.lv), Elijas iela 17, Rīga, LV-1050.
Lai īstenotu jebkuru no šīm tiesībām, rakstiet uz privacy@doctile.eu. Pieprasījumus izskatām 30 (trīsdesmit) dienu laikā no saņemšanas. Sarežģītākos gadījumos termiņš var tikt pagarināts vēl par 60 (sešdesmit) dienām, par to paziņojot Jums.
8. Drošības pasākumi
Mēs īstenojam atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus saskaņā ar GDPR 32.pantu:
- Šifrēšana datu glabāšanas un pārraides laikā (AES-256, TLS 1.2+).
- Piekļuves kontrole, balstīta uz lomām un minimālo nepieciešamību (least privilege).
- Divu faktoru autentifikācija (2FA) administratoru kontiem.
- Regulāras drošības rezerves kopijas un atjaunošanas testi.
- Drošības incidentu žurnāli un monitorēšana.
- Personāla apmācība par datu aizsardzību un konfidencialitātes līgumi (NDA).
- Regulāras drošības caurumu un ievainojamību pārbaudes (vulnerability assessments).
9. Datu aizsardzības pārkāpumi
Personas datu aizsardzības pārkāpuma gadījumā Mēs:
- Bez nepamatotas kavēšanās, ne vēlāk kā 72 (septiņdesmit divu) stundu laikā pēc pārkāpuma konstatēšanas, paziņojam Datu valsts inspekcijai (33.pants).
- Augsta riska gadījumā bez nepamatotas kavēšanās paziņojam arī skartajiem datu subjektiem (34.pants).
- Veicam pasākumus pārkāpuma seku mazināšanai un atkārtošanās novēršanai.
10. Bērnu personas datu apstrāde
Doctile Pakalpojums nav paredzēts personām, kas jaunākas par 16 gadiem. Mēs apzināti nevācam datus par bērniem zem 16 gadu vecuma. Ja uzzinām, ka šādi dati ir savākti bez vecāka vai aizbildņa piekrišanas, mēs tos nekavējoties dzēsīsim. Bērnu, kas vecāki par 16 gadiem, datu vākšanai Mēs saņemam bērna likumiskā pārstāvja piekrišanu.
11. Automatizēta lēmumu pieņemšana
Mēs neveicam pilnībā automatizētu lēmumu pieņemšanu, kas var varētu Jums radīt juridiskas sekas vai būtiski ietekmēt (GDPR 22.panta izpratnē). OCR un dokumentu klasifikācija ir tehnisks atbalsta rīks — galīgo lēmumu vienmēr pieņem lietotājs.
12. Politikas izmaiņas
Mēs varam atjaunināt šo Privātuma politiku. Būtiskas izmaiņas paziņosim e-pastā vai Pakalpojumā vismaz 30 (trīsdesmit) dienas pirms to stāšanās spēkā. Aktuālā versija vienmēr pieejama vietnēs doctile.lv un doctile.eu.
13. Kontaktinformācija
Jautājumi un pieprasījumi par personas datu apstrādi:
- E-pasts: privacy@doctile.eu
- Pasta adrese: SIA "Doctile", Sietnieku iela 3–1, Mārupe, LV-2167, Latvija
- Uzraudzības iestāde: Datu valsts inspekcija, Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, www.dvi.gov.lv
Spēkā no 2026. gada 5. jūnija. Versija 1.0.
SIA “Doctile”, reģ. Nr. 40203744576
Sietnieku iela 3–1, Mārupe, LV-2167
info@doctile.eu