OCR rēķiniem un čekiem: kā no PDF vai foto iegūt grāmatvedībai derīgus datus
OCR rēķiniem un čekiem ir teksta atpazīšana, kas no PDF, skenēta dokumenta vai foto nolasa rēķina datus. Vispārīgs OCR vai "pdf to word" rīks atdod tikai tekstu. Grāmatvedībai vajag vairāk: atsevišķus laukus (piegādātājs, datums, summa, PVN), to pārbaudi un kontējuma ieteikumu. Tāpēc rēķinu apstrādē OCR izmanto kopā ar automātiskām pārbaudēm, bet gala lēmumu par katru dokumentu pieņem cilvēks.
Ko OCR dara ar rēķinu
OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana) attēlā atrod burtus un ciparus un pārvērš tos tekstā. Ja rēķins ir PDF ar teksta slāni, tekstu var nolasīt uzreiz. Ja tas ir skenēts dokuments vai čeka foto, teksts vispirms jāatpazīst ar OCR.
Ar tekstu vien grāmatvedībai nepietiek. Rindiņa "Kopā apmaksai 121,00" jāatpazīst kā kopsumma, "21 %" kā PVN likme, bet "LV40..." kā PVN maksātāja numurs. Šo soli sauc par datu ieguvi, un tieši tas atšķir grāmatvedības rīku no parasta OCR.
Kāpēc "OCR online" un "pdf to word" grāmatvedībai nepietiek
Latvijā "pdf to word" meklē daudz biežāk nekā "ocr", un populāri ir arī vaicājumi "ocr pdf", "ocr online" un "free ocr". Tas liecina, ka daudzi grib iegūt datus no PDF, bet sāk ar rīku, kas paredzēts citam darbam. Tipiskās problēmas:
rezultāts ir teksts, kas tik un tā jāpārraksta grāmatvedības programmā;
tabulas un rēķina rindas mēdz sajukt;
neviens nepārbauda, vai summa bez PVN kopā ar PVN veido kopsummu;
nav saistības ar kontu plānu, tāpēc kontējums jāizvēlas no jauna;
rēķins ar partnera rekvizītiem nonāk nezināmā serverī.
Kādi dati jāiegūst no rēķina vai čeka
piegādātāja nosaukums, reģistrācijas numurs un PVN maksātāja numurs;
dokumenta numurs, datums un apmaksas termiņš;
summa bez PVN, PVN sadalījumā pa likmēm un kopsumma;
valūta un bankas konts (IBAN);
preču vai pakalpojumu rindas, ja tās vajag kontējumam.
Kā no PDF vai foto iegūt grāmatvedībai derīgus datus
Dokumentu savākšana. Rēķinus un čekus augšupielādē vai pārsūta uz vienu e-pasta adresi, nevis glabā dažādās mapēs.
Lauku nolasīšana. OCR atpazīst tekstu, un sistēma to sadala laukos.
Datu pārbaude. Sistēma pārbauda, vai summas veido kopsummu, vai PVN likmes ir pareizas un rekvizīti pilnīgi.
Kontējuma ieteikums. Sistēma iesaka kontu pēc uzņēmuma kontu plāna.
Apstiprināšana. Grāmatvedis pārskata atzīmētās vietas, apstiprina datus un eksportē tos.
Visa plūsma sīkāk aprakstīta rakstā No manuālas rēķinu ievades uz automātisku datu plūsmu.
Ko pārbaudīt, izvēloties OCR rīku rēķiniem
vai tas droši nolasa latviešu tekstu ar garumzīmēm un vietējos rekvizītus;
vai rezultāts ir lauki, nevis tikai teksts;
kādas pārbaudes notiek automātiski un kā tiek atzīmēti nedroši lauki;
kur glabājas dati un vai tos neizmanto MI apmācībai;
kādā formātā dati nonāk grāmatvedības programmā.
E-rēķinam OCR nevajag
E-rēķins ir strukturēts XML fails, tāpēc tā dati nav jāatpazīst. Kamēr e-rēķini starp uzņēmumiem nav obligāti, daudzi piegādātāji turpinās sūtīt PDF. Tāpēc praksē vienā plūsmā jāapstrādā gan PDF rēķini un čeki, gan e-rēķini. Termiņi aprakstīti rakstā E-rēķini Latvijā: kas jāzina līdz 2028. gadam.
Kā Doctile apstrādā rēķinus un čekus
Doctile ir rīks grāmatvedības digitalizācijai. Tas nolasa rēķinus, čekus un PDF dokumentus un sagatavo datus grāmatošanai. Dokumentus var augšupielādēt vai nosūtīt uz uzņēmuma OCR e-pasta adresi. Doctile pārbauda PVN, kopsummas un IBAN un iesaka kontējumu pēc katra klienta kontu plāna. Lietotājs datus pārskata un apstiprina. Pēc tam tos var eksportēt XML vai XLS formātā vai nodot citai sistēmai caur REST API. Dati glabājas ES, un tos neizmanto MI apmācībai.
Ar Doctile var arī izrakstīt rēķinu un nosūtīt to kā e-rēķinu saņēmēja e-adresē. Risinājums plašāk aprakstīts lapās grāmatvežiem un uzņēmumiem, bet atbildes uz biežākajiem jautājumiem atrodamas sadaļā BUJ.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kas ir OCR?
OCR (optical character recognition) ir optiskā rakstzīmju atpazīšana. Tā pārvērš attēlā vai skenētā PDF redzamās rakstzīmes tekstā, ko dators var nolasīt un meklēt. Rēķinu apstrādē OCR ir tikai pirmais solis. Pēc tam teksts jāsadala laukos, piemēram, datumā, summā un PVN, un šie lauki jāpārbauda.
Vai bezmaksas "OCR online" der rēķiniem?
Bezmaksas OCR online rīks der, ja vajag ātri nokopēt tekstu no viena dokumenta. Grāmatvedībai ar to parasti nepietiek, jo rīks nesadala datus laukos un nepārbauda summas. Turklāt rēķins ar partnera rekvizītiem tiek augšupielādēts serverī, par kura datu glabāšanu bieži nekas nav zināms.
Ar ko OCR atšķiras no "pdf to word"?
Pdf to word rīks no PDF izveido rediģējamu dokumentu ar to pašu tekstu un izkārtojumu. Skenētam PDF tas izmanto OCR. Rezultāts joprojām ir teksts, kas jāpārraksta grāmatvedības programmā. Grāmatvedībai paredzēts OCR uzreiz atdod strukturētus laukus un pārbauda, vai summas un PVN sakrīt.
Vai OCR var nolasīt čeka foto?
Jā, ja foto ir ass, labi apgaismots un čeks redzams pilnībā. Izbalējis termopapīrs, ēnas un saburzīts čeks pasliktina nolasīšanas kvalitāti. Tāpēc čeku labāk nofotografēt uzreiz pēc pirkuma uz vienkrāsaina fona. Ja kāds lauks nav nolasīts droši, cilvēks to pārbauda un izlabo.
Vai pēc OCR grāmatvedim vēl jāpārbauda dati?
Jā. OCR un automātiskās pārbaudes samazina pārrakstīšanu un atrod tipiskas kļūdas, bet atbildību par grāmatojumu neuzņemas. Grāmatvedis pārskata nolasītos laukus, īpaši tos, kurus sistēma atzīmējusi kā nedrošus, un apstiprina kontējumu. Tādējādi grāmatveža darbs no datu ievades kļūst par kontroli un izņēmumu risināšanu.
Vai e-rēķinam vajag OCR?
Nē. E-rēķins ir strukturēts XML fails, kurā visi dati jau ir atsevišķos laukos, tāpēc tie nav jāatpazīst. OCR vajag PDF rēķiniem, skenētiem dokumentiem un čekiem. Kamēr e-rēķini starp uzņēmumiem nav obligāti, abus dokumentu veidus ir ērti apstrādāt vienā plūsmā.
Kā Doctile nolasa konkrētā uzņēmuma rēķinus un čekus, var pārbaudīt demonstrācijā. Pieteikt demonstrāciju
Informācija aktuāla 2026. gada 19. oktobrī.
čeki, grāmatvedības digitalizācija, kontējums, OCR, PDF, PVN, rēķinu apstrāde