No manuālas rēķinu ievades uz automātisku datu plūsmu
Rēķinu apstrādes automatizācija nozīmē, ka rēķinu, čeku un PDF dati tiek nolasīti ar OCR, pārbaudīti un sagatavoti grāmatvedības programmai bez pārrakstīšanas. Manuāla datu ievade grāmatvedībā aizņem laiku un rada kļūdas, bet automātiskā plūsmā grāmatvedis pārskata rezultātu un risina tikai izņēmumus. Lēmumu par katru dokumentu joprojām apstiprina cilvēks.
Kur manuālā ievade zaudē laiku
Manuāla datu ievade grāmatvedībā sastāv no maziem darbiem, kas atkārtojas ar katru dokumentu:
Pārrakstīšana. Piegādātājs, numurs, datums, summas un PVN tiek ievadīti ar rokām no PDF vai čeka.
Rekvizīti. Uzņēmuma, PVN maksātāja un IBAN dati jāpārbauda atsevišķi.
Kļūdas. Viens nepareizs cipars summā vai PVN kodā bieži atklājas tikai peigās.
Dublikāti. Tas pats rēķins var tikt ievadīts divreiz.
Pārnešana. Dati vēl jāieliek grāmatvedības programmā, un katrs papildu solis ir vēl viena kļūdu iespēja.
Lielāko daļu šī darba var uzticēt programmatūrai, un laiks paliek analīzei un klientu konsultācijām.
Kā izskatās automatizēta rēķinu apstrāde
Automātiska plūsma sākas ar dokumentu un beidzas ar sagatavotiem datiem:
Saņemšana. Rēķini, čeki un PDF nonāk vienā vietā.
Nolasīšana. Rēķinu atpazīšana OCR iegūst piegādātāju, numuru, datumus, summas un PVN. Čeku atpazīšana grāmatvedībai darbojas pēc tā paša principa.
Pārbaude. Sistēma salīdzina summas, PVN un IBAN, kā arī pārbauda uzņēmumu un PVN maksātāju Latvijas reģistros.
Kontējuma ieteikums. Programma iesaka kontējumu un PVN kodus.
Cilvēka pārskatīšana. Grāmatvedis salīdzina rezultātu ar oriģinālu, izlabo neprecizitātes un apstiprina.
Eksports. Apstiprinātie dati tiek nodoti grāmatvedības programmai, maksājumu failam vai caur REST API.
Rēķinu ievade grāmatvedības programmā kļūst par pārbaudi, nevis pārrakstīšanu.
Kādas pārbaudes notiek automātiski
Automātiskās pārbaudes atrod problēmas, pirms dokuments nonāk grāmatvedībā:
Summas un PVN. Rindu summas, kopsumma un PVN tiek salīdzinātas savā starpā.
IBAN. Tiek pārbaudīts, vai bankas konta numurs ir pareizs, atklāj krāpniecības mēģinājumus.
Uzņēmums un PVN maksātājs. Rekvizīti tiek salīdzināti ar Latvijas reģistru datiem.
Kontējumi un PVN kodi. Sistēma piedāvā variantu, ko grāmatvedis var pieņemt vai mainīt.
Ko tomēr pārbauda cilvēks
Automatizēta grāmatvedība nenozīmē, ka cilvēks vairs nepārbauda. Uzmanība pāriet uz vietām, kur tā ir vērtīgāka:
Nolasītie lauki. OCR rezultāts atkarīgs no dokumenta kvalitātes, īpaši čekiem un fotogrāfijām.
Kontējums un PVN kods. Ieteikums ir palīgs, un atbildība par uzskaiti paliek grāmatvedim.
Neparasti darījumi. Avansi, kredītrēķini un ārvalstu piegādātāji.
Dublikāti. Jāraugās, lai viens rēķins netiktu apstiprināts divreiz.
Kā pievienot e-rēķinus tai pašai plūsmai
E-rēķins ir strukturēts fails, tāpēc OCR nav vajadzīgs. Pārbaudes un kontējuma ieteikumi var būt tie paši. Vienā plūsmā jāapstrādā abi veidi: PDF un čeki caur OCR, e-rēķini kā gatavi dati.
Starp uzņēmumiem e-rēķini kļūs obligāti 2028. gada 1. janvārī, ar budžeta iestādēm jau kopš 2025. gada 1. janvāra (Finanšu ministrija). Kanāli un sagatavošanās skaidroti rakstā E-rēķini Latvijā: kas jāzina līdz 2028. gadam.
Kā izvēlēties rēķinu apstrādes automatizācijas risinājumu
Izvēloties risinājumu, vērts pārbaudīt:
Dokumentu veidi un valodas. Vai atbalsta rēķinus, čekus un PDF latviešu, angļu un citās ES valodās.
Pārbaudes. Vai tiek pārbaudītas summas, PVN, IBAN un uzņēmuma rekvizīti.
Cilvēka kontrole. Vai redzams, kas nolasīts, un vai datus var labot pirms apstiprināšanas.
Eksports. Vai dati nonāk izmantotajā grāmatvedības programmā, maksājumu failā vai caur API.
E-rēķini. Vai var izveidot un nosūtīt e-rēķinu uz e-adresi vai Peppol tīklā.
Datu drošība. Kur glabājas dokumenti un vai tie netiek izmantoti MI apmācībai.
Izmēģinājums. Vai kvalitāti var pārbaudīt uz saviem dokumentiem.
Formātus, eksportu un drošību skaidro BUJ lapa.
Kā Doctile atbalsta šo plūsmu
Doctile nolasa rēķinus, čekus un PDF ar OCR, pārbauda summas, PVN, IBAN, uzņēmumu un PVN maksātāju, iesaka kontējumus un PVN kodus un sagatavo datus eksportam. Lietotājs nolasītos datus pārskata pirms apstiprināšanas. Doctile arī izveido e-rēķinu un nosūta to saņēmēja e-adresē vai Peppol tīklā. Piemērots grāmatvedības birojiem un uzņēmumiem.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kas ir rēķinu apstrādes automatizācija?
Rēķinu apstrādes automatizācija ir process, kurā rēķinu, čeku un PDF dati tiek nolasīti ar OCR, pārbaudīti un sagatavoti grāmatvedības programmai bez pārrakstīšanas. Programma veic rutīnas darbu, bet grāmatvedis pārskata rezultātu un apstiprina to. Tā samazina manuālu datu ievadi grāmatvedībā, palīdz agrāk pamanīt kļūdas un dod laiku kontrolei.
Kā darbojas rēķinu atpazīšana OCR?
OCR nolasa tekstu no PDF vai attēla un sakārto to laukos: piegādātājs, rēķina numurs, datumi, summas un PVN. Pēc tam sistēma pārbauda, vai summas un rekvizīti sakrīt. Nolasītos datus lietotājs pārskata un vajadzības gadījumā izlabo, pirms tie nonāk grāmatvedībā, tāpēc kļūdas netiek pārņemtas automātiski.
Vai čeku atpazīšana grāmatvedībai ir tikpat uzticama kā rēķinu?
Čeki ir mazi, ar sīku druku un dažādiem izkārtojumiem, tāpēc nolasīšanas kvalitāte vairāk atkarīga no paša dokumenta. Skaidrs čeks nolasās labāk nekā saburzīts vai izbalējis. Tāpēc summa, PVN un piegādātājs pirms apstiprināšanas jāpārskata cilvēkam, tāpat kā ar jebkuru citu dokumentu.
Vai automatizēta grāmatvedība darbojas bez cilvēka pārbaudes?
Nē, tā nedarbojas. Automatizēta plūsma sagatavo datus un norāda neatbilstības, bet lēmumu par kontējumu, PVN kodu un apstiprināšanu pieņem grāmatvedis. Cilvēka laiks pāriet no pārrakstīšanas uz izņēmumu, neskaidrību un neparastu gadījumu risināšanu. Atbildība par uzskaiti paliek lietotājam un uzņēmumam, nevis programmai.
Kā notiek rēķinu ievade grāmatvedības programmā pēc nolasīšanas?
Pēc apstiprināšanas dati tiek sagatavoti eksportam uz grāmatvedības programmu, maksājumu failam vai nodošanai caur REST API. Eksporta iespējas ir atkarīgas no konkrētās programmas, tāpēc pirms izvēles jāpārbauda, vai vajadzīgais formāts tiek atbalstīts un vai to var izmēģināt uz saviem paraugdokumentiem.
Kā e-rēķini iekļaujas automātiskā plūsmā?
E-rēķins ir strukturēts fails, tāpēc OCR nav vajadzīgs, bet pārbaudes un kontējuma ieteikumi paliek tie paši. Starp uzņēmumiem e-rēķini kļūs obligāti 2028. gada 1. janvārī. Doctile var izveidot e-rēķinu un nosūtīt to saņēmēja e-adresē vai Peppol tīklā, un lietotājs rezultātu pirms nosūtīšanas pārskata.
automatizēta grāmatvedība, čeku atpazīšana, e-rēķini, grāmatvedības biroji, grāmatveži, manuāla datu ievade, MVU, OCR, rēķinu apstrāde