E-adrese uzņēmumiem: kā to aktivizēt un nosūtīt pirmo e-rēķinu

E-adrese uzņēmumiem ir oficiāla elektroniskā pastkaste saziņai ar valsts iestādēm, un komersantiem tā ir obligāta kopš 2023. gada 1. janvāra. Caur e-adresi var arī sūtīt un saņemt e-rēķinus. Ar Doctile maksas plānu e-rēķinus izraksta, nosūta uz klienta e-adresi un saņem tieši Doctile, tāpēc portālam latvija.gov.lv katram rēķinam nav jāpieslēdzas un visi rēķini ir vienuviet.

Kas ir e-adrese un kāpēc tā vajadzīga uzņēmumam

E-adrese ir valsts nodrošināts drošs kanāls oficiālai elektroniskai saziņai. Uz to iestādes sūta lēmumus un paziņojumus. Dokuments e-adresē tiek uzskatīts par paziņotu arī tad, ja neviens to nav atvēris, tāpēc nepārbaudīta pastkaste var nozīmēt nokavētu termiņu.

E-adrese ir arī viens no kanāliem, pa kuru sūta un saņem e-rēķinus. Tāpēc tā kļūst par daļu no rēķinu aprites, nevis tikai saziņas ar iestādēm.

Kā pieslēgt e-adresi e-rēķiniem Doctile

  1. Profils. Uzņēmums izveido savu profilu Doctile.

  2. Maksas plāns. Aktivizē sev piemērotāko no Doctile maksas plāniem uzņēmumiem.

  3. Divfaktoru autentifikācija. Profilā obligāti ieslēdz divfaktoru autentifikāciju (2FA).

  4. Iesniegums. Paraksta iesniegumu, ko Doctile nodod Valsts digitālās attīstības aģentūrai (VDAA).

  5. Aktīva e-adrese. Kad VDAA iesniegumu izskatījusi, e-adrese ir aktīva, un to var lietot e-rēķinu sūtīšanai un saņemšanai Doctile.

Doctile ir e-rēķinu operators, tāpēc uzņēmuma e-adresei piešķir jaunu apakšadresi e-rēķinu saņemšanai. Uz to nāk tikai e-rēķini. Visi pārējie ziņojumi un iestāžu vēstules uzņēmumam turpina pienākt portālā latvija.gov.lv, tāpēc paziņojumiem par tiem joprojām jāseko līdzi.

Kā nosūtīt pirmo e-rēķinu ar Doctile

E-rēķins nav PDF fails e-pastā. Tas ir strukturēts XML dokuments atbilstoši standartam LVS EN 16931, ko saņēmēja sistēma nolasa bez pārrakstīšanas. Doctile šo failu izveido pats, tāpēc lietotājam ar XML nav jāstrādā. Rēķinu var sagatavot divos veidos, un abos gadījumos to nosūta no Doctile.

  1. Rēķina sagatavošana. Rēķinu izraksta Doctile iebūvētajā rēķinu modulī, kur klienta dati, preces un PVN likmes nav jāievada katram rēķinam no jauna. Ja uzņēmums rēķinus raksta savā ierastajā programmā, gatavo rēķinu Word, Excel, PDF vai citā formātā augšupielādē Doctile.

  2. Pārbaude. Pirms nosūtīšanas lietotājs pārskata rēķina datus un PVN.

  3. Nosūtīšana. Doctile izveido XML e-rēķinu un nosūta to uz saņēmēja e-adresi. Portālam latvija.gov.lv nav jāpieslēdzas.

  4. Viena vieta visiem rēķiniem. Nosūtītie un saņemtie e-rēķini ir Doctile, tāpēc tie nav jāmeklē dažādās vietās.

Saņēmējiem citās ES valstīs Doctile e-rēķinus sūta Peppol tīklā. Šai sūtīšanai cenu nosaka individuāli, atbilstoši katra klienta specifikai un vajadzībām.

Kad der latvija.gov.lv forma

Portālā latvija.gov.lv ir e-rēķina forma, kurā rēķina datus ievada ar roku vai augšupielādē gatavu XML failu. Tā der, ja rēķins jānosūta reti. Formā var izveidot tikai komercrēķinu, bez kredītrēķina un avansa rēķina, un dati katru reizi jāievada no jauna. Ja rēķinu ir vairāk, ērtāk tos izrakstīt un sūtīt no vienas sistēmas, kur ir arī visi iepriekšējie rēķini.

Ko pārbaudīt pirms nosūtīšanas

  • saņēmēja nosaukumu un reģistrācijas numuru;

  • PVN maksātāja numuru, ja saņēmējs ir PVN maksātājs;

  • rēķina numuru, datumu un apmaksas termiņu;

  • summas un PVN likmes katrā rindā;

  • bankas kontu (IBAN), uz kuru jāmaksā.

Kādi termiņi jāzina

  • no 2025. gada 1. janvāra e-rēķini ir obligāti darījumos ar budžeta iestādēm;

  • no 2026. gada 1. janvāra šo e-rēķinu dati tiek nodoti VID;

  • no 2028. gada 1. janvāra e-rēķini un to datu nodošana VID būs obligāta arī darījumos starp uzņēmumiem.

Plašāk par termiņiem rakstā E-rēķini Latvijā: kas jāzina līdz 2028. gadam, bet oficiālais skaidrojums pieejams Finanšu ministrijas lapā.

Kā sagatavoties jau tagad

  • pārbaudīt, vai uzņēmuma e-adrese ir aktīva un kam tai ir piekļuve;

  • noskaidrot, kā lielākie klienti vēlas saņemt e-rēķinus;

  • pāriet uz rēķinu sistēmu, kas izveido, nosūta un saņem e-rēķinus;

  • ienākošos PDF rēķinus un čekus apstrādāt digitāli, piemēram, ar OCR rēķiniem un čekiem.

Doctile atvieglo arī grāmatvedību. Doctile saņem ienākošos e-rēķinus, bet visus pārējos ienākošos rēķinus, čekus un citus attaisnojuma dokumentus tajā var digitalizēt. Pēc tam datus importē grāmatvedības sistēmā, un tie nav jāpārraksta ar roku. Vairāk par to sadaļā grāmatvežiem. Vairāk par risinājumu lapā uzņēmumiem, bet atbildes uz biežāk uzdotajiem jautājumiem sadaļā BUJ.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai e-adrese uzņēmumam ir obligāta?

Jā. Kopš 2023. gada 1. janvāra visiem Uzņēmumu reģistrā reģistrētajiem komersantiem jābūt aktivizētai e-adresei. Valsts iestādes uz to sūta oficiālus dokumentus, un tie tiek uzskatīti par paziņotiem arī tad, ja neviens tos nav atvēris. Tāpēc svarīgi, lai paziņojumi par jaunām vēstulēm nonāktu pie atbildīgā cilvēka.

Kā sākt lietot e-adresi e-rēķiniem Doctile?

Uzņēmums izveido profilu Doctile un aktivizē sev piemērotāko maksas plānu. Pēc tam obligāti ieslēdz divfaktoru autentifikāciju un paraksta iesniegumu, ko Doctile nodod VDAA. Kad iesniegums izskatīts, e-adrese ir aktīva e-rēķinu sūtīšanai un saņemšanai, un visi rēķini ir redzami vienuviet Doctile.

Vai pēc pieslēgšanas Doctile visas e-adreses vēstules nāks uz Doctile?

Nē. Doctile ir e-rēķinu operators, tāpēc uzņēmuma e-adresei piešķir jaunu apakšadresi, uz kuru nāk tikai e-rēķini. Pārējie ziņojumi un iestāžu vēstules uzņēmumam turpina pienākt portālā latvija.gov.lv. Tāpēc paziņojumiem par jaunām vēstulēm portālā joprojām jāseko līdzi, lai nenokavētu iestāžu noteiktos termiņus.

Ar ko e-rēķins atšķiras no PDF rēķina?

PDF rēķinu izlasa cilvēks, un dati grāmatvedībā jāpārraksta. E-rēķins ir strukturēts XML fails atbilstoši standartam LVS EN 16931 un Peppol BIS Billing 3.0. Saņēmēja sistēma to nolasa automātiski, tāpēc datus nav jāpārraksta un grāmatvedībā rodas mazāk kļūdu. PDF rēķins, kas nosūtīts pa e-pastu, nekļūst par e-rēķinu.

No kura brīža e-rēķini būs obligāti starp uzņēmumiem?

No 2028. gada 1. janvāra. Šo termiņu noteica Saeimas grozījumi, kas pieņemti 2025. gada 5. jūnijā, jo iepriekš bija plānots 2026. gads. Darījumos ar budžeta iestādēm e-rēķini obligāti jau kopš 2025. gada 1. janvāra. No 2028. gada e-rēķinu dati būs jānodod arī VID.

Kurā Doctile plānā var sūtīt un saņemt e-rēķinus?

E-rēķinu sūtīšana un saņemšana caur e-adresi pieejama Doctile maksas plānos. Rēķinu izraksta Doctile vai augšupielādē no savas programmas, un sistēma izveido un nosūta XML e-rēķinu. Saņēmējiem citās ES valstīs Doctile e-rēķinus sūta Peppol tīklā par individuālu cenu. Pirms nosūtīšanas rēķina datus un PVN vienmēr pārskata lietotājs.

Kā pieslēgt e-adresi un nosūtīt pirmo e-rēķinu no Doctile, var apskatīt demonstrācijā. Pieteikt demonstrāciju

Informācija aktuāla 2026. gada 21. oktobrī.

Doctile, e-adrese, e-adrese uzņēmumiem, e-rēķini, e-rēķins, e-rēķinu saņemšana, e-rēķinu sūtīšana, mazie uzņēmumi, VDAA